Comment analyser la concurrence avant de soumissionner

Marc gère une firme de génie-conseil de 12 personnes en Montérégie. Sa première année dans les marchés publics, il a soumissionné sur tout ce qui passait, 14 appels d'offres, 2 contrats gagnés. Sa deuxième année, il a changé d'approche : avant chaque soumission, il passait 30 minutes à analyser les résultats des appels d'offres passés. Résultat : 8 soumissions, 4 contrats. Moins de volume, plus de précision.

La différence ? Marc a arrêté de soumissionner à l'aveugle. Et au Québec, toute l'information pour faire cette analyse est publique.

Ce que le SEAO vous donne gratuitement

Chaque appel d'offres publié sur le SEAO laisse une trace après son adjudication. Vous pouvez consulter :

• Le nom du fournisseur qui a obtenu le contrat
• Le montant du contrat octroyé
• Le nombre de soumissionnaires (pour les appels d'offres publics)
• Les montants de chaque soumission reçue (dans certains cas)

Ces informations sont disponibles dans la section « Résultats d'ouverture et contrats conclus » du SEAO. L'accès est gratuit, pas besoin d'un compte payant pour les consulter. Pour les contrats municipaux, le SEAO offre aussi un rapport dédié « Contrats octroyés par organisation » qui affiche tous les contrats d'une municipalité sur une période d'un an, pratique pour voir le volume et les types de contrats qu'un organisme attribue régulièrement.

Les quatre questions auxquelles répondre

Avant de soumissionner sur un contrat, utilisez les données historiques pour répondre à ces questions :

1. Qui gagne ce type de contrat dans cette région ?

Cherchez les contrats octroyés dans votre secteur d'activité et votre territoire. Si le même fournisseur remporte le même type de contrat depuis 5 ans chez le même organisme, vous êtes face à un incumbent solidement établi. Ça ne veut pas dire que c'est impossible de gagner, mais ça veut dire que vous devez offrir quelque chose de différent, pas juste un prix comparable.

2. Combien de soumissionnaires participent ?

Un appel d'offres avec 2-3 soumissionnaires et un autre avec 15 n'exigent pas le même investissement. Moins il y a de concurrents, plus votre probabilité de gagner est élevée, et plus l'investissement en préparation se justifie.

Sur Espace DATA, vous pouvez voir l'historique du nombre de soumissionnaires pour un organisme ou un type de contrat. Si un organisme reçoit systématiquement 2 soumissions pour ses contrats de nettoyage, c'est un signal fort : la concurrence est faible et l'opportunité est réelle.

3. À quel prix les contrats sont-ils octroyés ?

Le prix du contrat octroyé est public. Comparez-le avec votre estimation interne :

• Si le prix gagnant est nettement en dessous de ce que vous pouvez offrir, deux explications : soit le gagnant a une structure de coûts très différente, soit il soumissionne à marge réduite pour sécuriser le contrat. Dans les deux cas, demandez-vous si vous pouvez être compétitif.
• Si le prix gagnant est dans votre fourchette, c'est un signal positif. Votre structure de coûts est compatible avec ce marché. Pour situer l'ampleur habituelle de ces différences, voyez notre analyse des écarts de prix dans les appels d'offres.

4. L'organisme renouvelle-t-il régulièrement ce type de contrat ?

Certains organismes publient le même type d'appel d'offres chaque année (entretien, déneigement, fournitures). Si vous identifiez un cycle, vous pouvez préparer votre soumission à l'avance, avant même que l'avis soit publié. C'est un avantage considérable par rapport aux fournisseurs qui découvrent l'appel d'offres le jour de sa publication.

La méthode en 30 minutes

Voici une approche concrète pour analyser la concurrence sur un appel d'offres spécifique :

Étape 1 (5 min), Identifier l'organisme. Notez le nom exact de l'organisme donneur d'ouvrage tel qu'il apparaît dans l'avis du SEAO.

Étape 2 (10 min), Chercher les contrats passés. Sur le SEAO ou sur Espace DATA, recherchez les contrats octroyés par cet organisme dans votre catégorie. Remontez sur 2-3 ans minimum.

Étape 3 (10 min), Compiler les données. Pour chaque contrat trouvé, notez : fournisseur gagnant, montant, nombre de soumissionnaires (si disponible), mode d'adjudication.

Étape 4 (5 min), Décider. Avec ces données, vous avez une image claire. Soit le marché est accessible et la concurrence est raisonnable, vous investissez dans la préparation. Soit le marché est verrouillé ou vos coûts ne sont pas compétitifs, vous passez au prochain.

Marc applique cette méthode sur un contrat d'études géotechniques pour une municipalité de la Rive-Sud. Résultat : le même bureau d'ingénieurs gagne ce contrat depuis 4 ans, toujours en mode qualité-prix, avec seulement 3 soumissionnaires en moyenne. Le prix octroyé est dans sa fourchette. Sa lecture : la concurrence est faible, le mode qualité-prix lui permet de se démarquer par son offre technique, et l'incumbent n'est pas imbattable. Il soumissionne.

Ce que les données ne vous disent pas

L'analyse concurrentielle par les données publiques a ses limites. Quelques angles morts à garder en tête :

Les données ne montrent pas pourquoi un fournisseur a gagné. Le prix le plus bas n'est pas toujours le facteur décisif, surtout en mode qualité-prix. La méthodologie, l'expérience de l'équipe, la compréhension des besoins du client comptent aussi.

Les données ne reflètent pas les changements internes chez l'organisme. Un nouveau directeur des achats, une réorganisation, un changement de politique, ces facteurs peuvent bouleverser les habitudes d'adjudication sans que les données historiques le montrent.

Les données sont moins complètes sous les seuils, mais elles ne disparaissent pas. En municipal, tout organisme doit publier au SEAO la liste des contrats conclus de 25 000 $ et plus, avec leur objet, leur montant, la procédure d'attribution utilisée, le nom de l'entreprise et la date (LCOM, art. 99). C'est ce qui permet de voir qui obtient quoi, et comment. Ce sont surtout les très petits contrats, sous 25 000 $, qui restent difficiles à retracer.

Une précision sur le régime applicable sous le seuil, car il ne s'agit pas d'un simple gré à gré généralisé. Pour un organisme municipal : sous 25 000 $, les règles internes et le règlement de gestion contractuelle sont déterminants. De 25 000 $ à moins de 139 000 $, la règle par défaut est l'invitation écrite auprès d'au moins deux entreprises (LCOM, art. 30 et 80) ; le gré à gré n'y est possible que si le règlement de gestion contractuelle le prévoit (art. 9). À partir de 139 000 $, la procédure ouverte est obligatoire. Pour un organisme provincial (LCOP) : sous le seuil, l'organisme dispose de plus de latitude (appel d'offres public, invitation ou gré à gré), selon ses règles internes. Conséquence pratique pour vous : sous le seuil municipal, l'enjeu n'est pas d'attendre une publication, c'est d'être connu de l'acheteur au moment où il choisit qui inviter.

En résumé

L'information est là, publique et gratuite. La différence entre les PME qui soumissionnent à l'aveugle et celles qui gagnent régulièrement, c'est souvent cette étape d'analyse. Trente minutes de recherche peuvent vous éviter des dizaines d'heures de préparation sur un contrat que vous n'aviez aucune chance de remporter, ou vous donner la confiance d'investir sérieusement là où l'opportunité est réelle.

Marc résume sa philosophie simplement : « Je ne soumissionne plus pour soumissionner. Je soumissionne pour gagner. »

Sources

SEAO (seao.gouv.qc.ca), Données ouvertes Québec, Espace DATA (espacedata.ca).