Combien coûte répondre à un appel d'offres, et quand ne pas y aller

Une PME qui répond à trois appels d'offres par mois et qui n'en gagne aucun n'a pas seulement un problème de prix. Elle a aussi un problème de tri. Le coût d'une soumission est réel, il se compte surtout en heures, et ces heures sont prises sur autre chose.

Cet article ne vous dira pas combien coûte une soumission. Personne ne peut vous le dire, et une page qui avancerait un montant se tromperait pour la plupart de ses lecteurs. Il vous donne la méthode pour chiffrer le vôtre, puis les signaux publics qui disent de passer votre tour avant d'avoir engagé quoi que ce soit.

Le coût, c'est d'abord vos heures

L'accès aux documents d'un appel d'offres public coûte quelques dizaines de dollars au SEAO, dépôt électronique compris. Le détail des frais est dans notre guide complet du SEAO. Ce n'est pas là que l'argent part.

Les postes qui pèsent sont partout les mêmes, et ils sont tous du temps :

• lire et comprendre le cahier des charges, y compris les addenda qui arrivent en cours de route ;
• monter le dossier administratif : attestations, licences, cautionnements, formulaires, pièces à jour ;
• chiffrer, ce qui veut souvent dire solliciter des sous-traitants et des fournisseurs qui vous répondent quand ils peuvent ;
• rédiger ce qui est demandé au-delà du prix, quand le mode d'adjudication l'exige ;
• relire et déposer, dans un format et un délai qui ne pardonnent pas.

La seule opération qui compte est une multiplication : les heures que ça vous prend, par le taux horaire chargé des personnes qui les passent. Le taux chargé, pas le salaire : il inclut les charges, et surtout il inclut ce que ces personnes ne font pas pendant ce temps-là.

Trois postes échappent au calcul horaire et méritent d'être additionnés à part : le cautionnement de soumission quand il est exigé, la visite de chantier obligatoire quand il y en a une, et les frais de plateforme. Sur un contrat de construction, ces trois-là ne sont pas des détails.

Faites l'exercice une fois, honnêtement, sur la dernière soumission que vous avez déposée. Le chiffre qui sort est votre coût de référence.

Cinq choses qui se lisent avant d'engager une heure

Le dossier public d'un avis en dit plus qu'on ne croit, et il ne coûte rien à consulter. Voici ce qui se regarde, dans l'ordre.

1. Le mode d'adjudication décide de la nature du travail

Un contrat au plus bas prix conforme et un contrat évalué à la qualité ne demandent pas le même effort. Le premier est une affaire de chiffrage et de conformité. Le second exige de rédiger, de démontrer, parfois de présenter, et il se joue sur un pointage attribué par un comité qui, dans le système à deux enveloppes, n'a pas vos prix sous les yeux.

Le mode figure dans l'avis lui-même, au champ « Mode d'adjudication » ou « Type de soumission » selon l'avis : vous le lisez avant d'avoir acheté quoi que ce soit. Les critères et leur pondération, eux, sont dans les documents d'appel d'offres. Au municipal, le poids exact du prix face à la qualité peut n'être dévoilé qu'à l'ouverture des soumissions. Le mode vous dit si vous préparez un prix ou un dossier, et l'écart de charge entre les deux est considérable. Nous détaillons la mécanique dans notre guide sur les modes d'adjudication.

2. Le canal de l'avis change la concurrence que vous affrontez

Tous les marchés ne passent pas par un avis public ouvert. Sur les marchés attribués entre 2021 et 2023, environ 58,9 % l'ont été sans appel d'offres, de gré à gré. Le reste passe très majoritairement par un avis public ou par un appel d'offres sur invitation.

La différence compte pour vous. Sur les appels d'offres attribués entre 2021 et 2024, une seule soumission a été déposée sur environ 20,4 % des avis publics, et sur environ 57,6 % des appels d'offres sur invitation, qui ne s'adressent qu'aux entreprises sollicitées. Être invité et être en concurrence ouverte ne sont pas la même situation, et le dossier vous dit lequel des deux vous avez devant vous.

3. La concurrence habituelle de votre catégorie est connue

Le nombre de soumissions que reçoit un avis varie avec ce qui est acheté. Sur les marchés concurrentiels attribués de 2021 à 2025, invitations comprises, les ouvrages de génie civil recevaient en moyenne 4,1 soumissions. L'entretien et la réparation en recevaient 3,0. Les matériaux de construction, 2,2.

Ce chiffre se lit dans votre catégorie, jamais dans celle du voisin : la part d'invitations n'y est pas la même, et elle déforme toute comparaison entre secteurs. C'est le nombre de soumissions, la vôtre comprise, qui se présentent habituellement là où vous allez, et il ne prédit rien sur l'avis que vous regardez.

4. Le fournisseur sortant n'est pas invincible, mais il compte

Quand un acheteur public relance un appel d'offres dans une catégorie d'achat où il a déjà attribué un contrat, le gagnant de la fois précédente ne figure parmi les soumissionnaires que dans environ 31 % des cas. Et quand il revient, il perd environ 44 % du temps.

Attention à ce que ça veut dire : il ne s'agit pas du renouvellement juridique d'un même contrat. Le nouvel avis peut porter sur un chantier distinct, et un sortant absent est peut-être simplement occupé ailleurs. Ce qui change votre décision, c'est de savoir qu'il y en a un. Le registre public vous dit qui détenait le contrat précédent chez cet acheteur, et à quel prix il a été adjugé. Un fournisseur qui a gagné les trois derniers cycles au même endroit n'est pas le même adversaire qu'un titulaire arrivé il y a deux ans.

5. Le registre est incomplet, et ça se retourne contre vous

Un contrat public n'apparaît pas au registre le jour où il est attribué : il apparaît quand son enregistrement y est publié, et l'écart se compte en semaines, parfois en années. Un acheteur qui semble inactif depuis trois mois ne l'est peut-être pas : vous regardez peut-être un trou de publication, pas un trou d'activité.

C'est le sujet de notre Baromètre de septembre 2026, et c'est la mise en garde la plus utile de cette liste : ne concluez jamais à l'absence d'achats à partir de l'absence de publication.

Quand ne pas y aller

Aucun de ces signaux ne suffit seul. Pris ensemble, cinq situations valent une règle.

Vous découvrez l'avis à moins d'une semaine du dépôt et le dossier exige des pièces que vous n'avez pas à jour. Le calendrier ne se rattrape pas, et une soumission déposée non conforme coûte le plein prix pour un résultat nul.

Le mode est à la qualité, et vous n'avez rien à mettre dans les critères qui pèsent. La pondération est dans les documents d'appel d'offres. Si vous la lisez et que vous ne pouvez pas marquer sur la moitié des points, le prix ne vous rattrapera pas.

Le sortant est en place depuis plusieurs cycles chez cet acheteur, et rien n'a changé dans le devis. Un devis reconduit à l'identique peut être un devis écrit autour de ce qui existe déjà. Avant de renoncer, souvenez-vous qu'un devis se conteste : la période de questions et les addenda servent à ça, et une exigence qui restreint indûment la concurrence peut faire l'objet d'une plainte encadrée, avec des délais courts.

Le contrat est trop petit pour votre coût de référence. C'est le calcul du début. S'il faut gagner une soumission sur deux pour rentrer dans vos frais et que vous en gagnez une sur cinq, l'avis n'est pas pour vous, même s'il est gagnable.

Vous ne pouvez pas livrer si vous gagnez. Ça paraît évident, et ça mérite d'être écrit. Un contrat public mal exécuté se paie deux fois : sur celui-là, et sur la réputation qui décidera des suivants.

Ce qu'il faut retenir

Le coût d'une soumission est surtout du temps, et le vôtre ne ressemble à celui de personne. Chiffrez-le une fois, sur un cas réel, et gardez-le.

Ensuite, la question n'est plus « est-ce que je peux gagner celui-là », elle devient « est-ce le meilleur endroit où mettre ces heures-là ce mois-ci ». Le dossier public répond en partie à cette question, avant que vous ayez ouvert le cahier des charges.

Et la réponse est souvent non. Une entreprise qui dépose moins et qui choisit mieux cesse au moins de payer des soumissions qu'elle n'avait aucune raison de déposer.

Méthode

Les proportions citées proviennent des données ouvertes du SEAO, analysées par Adjudica, et chacune porte sur une population différente qu'il faut lire avec elle.

La part attribuée sans appel d'offres porte sur les marchés attribués de 2021 à 2023. Notre Baromètre mensuel mesure la même part sur une fenêtre plus récente et par date de publication, ce qui donne un chiffre plus élevé.

Les taux de soumissionnaire unique portent sur les appels d'offres concurrentiels attribués de 2021 à 2024, séparément pour les avis publics et pour les appels d'offres sur invitation.

Les moyennes sectorielles portent sur les marchés concurrentiels attribués de 2021 à 2025, invitations et achats menés par un mandataire ou un regroupement compris. La part d'invitations diffère d'une catégorie à l'autre : la comparaison entre secteurs en est déformée, et nous ne la faisons pas.

Le comportement du gagnant précédent porte sur les cas où un même acheteur a lancé au moins deux appels d'offres concurrentiels dans une même catégorie d'achat, parus au registre de 2021 à 2026. Cette fenêtre est ancrée sur la date de publication et non sur la date d'attribution. Le taux de perte se calcule sur les seuls cycles où le gagnant précédent revient défendre sa place.

Le comptage se fait par processus de passation, un marché correspondant à un OCID. Aucune entreprise et aucun organisme ne sont nommés.

Sources

• Corpus SEAO au format OCDS, analysé par Adjudica.
• Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ c. C-65.1) et ses règlements, pour les modes d'adjudication et les règles de conformité des organismes provinciaux.
• Loi sur les contrats des organismes municipaux (RLRQ c. C-65.01), en vigueur le 1er avril 2026, pour les organismes municipaux.

Pour aller plus loin

L'ensemble de nos analyses et de nos jeux de chiffres est réuni sur la page données et analyses.